合规:确保业务的安全港

原文始发于微信公众号(瑞中法协):合规:确保业务的安全港

有句老话:风平浪静从来就不是一个好水手。过去几个月无疑给我们这一代带来了最大的全球挑战之一。在公司环境中,从面对面的将近100%的环境过渡到100%的虚拟环境,使员工和高级管理人员陷入了深海。至关重要的是,我们需要了解这些变化如何影响公司的合规环境。

 

新的合规风险

 

在疫情期间,公司需要齐心协力重新评估他们面临的新风险并衡量法规变更的影响。例如,巴西联邦公共行政部门暂时放宽了商品购置规则。第13979/2020号联邦法律放弃了为应对紧急情况而采购卫生产品,服务和用品的招标要求。这增加了公共采购中欺诈的风险。另一部关于巴西联邦公共行政部门接受捐赠的法律(第9764/2019号联邦法令)造成了可能导致腐败的情况。

但是,在疫情期间授权其合规部门并遵守其合规计划的公司设法向公共行政部门捐款。这些公司在关键时刻能够成功地与新型冠状病毒作斗争。

 

合规计划管理

 

这场疫情迫使公司裁员,并选择在家工作。合规部门必须继续管理其合规计划。

仅这种向远程环境的迁移就给习惯于在纸上执行其内部控制的公司带来了一些挑战。尤其是如果他们急于解雇彼此靠近的员工,并在公司总部以硬拷贝形式保存记录。

如果没有用于给定合规性程序的集成系统,则会增加丢失电子邮件,消息和电话中的相关信息的风险。如果没有自动命令,则合规性程序的效率下降也将受到威胁,因为内部流程有可能受阻。

 

内部沟通

 

公司过去经常通过办公室,工厂和设施来传达其合规计划,以重新设计其使员工了解情况的方式。许多公司将活动和培训课程迁移到虚拟环境中,这需要更多的创造力来保持观众的注意力。

必须明确的是,尽管有家庭办公环境,公司规则也不会改变。我们向最高管理和合规部门传达了一个清晰明确的信息,即疫情对业务的影响并不能证明存在违反道德的道理。

此类措施旨在防止员工因工作效率而感到被迫采取不当行为的压力。在在家工作时,至关重要的是要确保员工避免欺骗公司的会计或与竞争对手共谋。公司还强调为公职人员提供不必要的优势。供应商或客户也禁止合同,销售或价格。

网络安全是另一个关键领域。内部欺诈,网络攻击和数据泄漏的风险增加了。突然迁移到虚拟工作环境为恶意人员创造了利用公司系统漏洞的机会。

公司加强了有关该主题的政策,以提醒员工注意在正确的保密级别下分发内部文件和信息的最佳做法。此外,员工必须重申自己的职责,即在家中工作时不要共享竞争性敏感信息或秘密。

报告渠道管理

 

在疫情期间,巴西企业收到的与道德相关的投诉数量增加了30%。大约一半与劳工问题和有关在家中结束工作的问题有关。

数据表明,精心设计和实施的诚信机制有利于员工,帮助公司遏制不当行为,并表明在预防方面的投资已获得回报。它还表明,社交疏远并没有削弱人们对公司调查投诉能力的信心。调查不能停止。合规部门需要调整协议以收集数据并进行访谈,以远程和在线进行操作。

 

停靠在安全港

 

疫情是对合规计划及其响应能力的真正压力测试。这是下沉或游泳的情况。如果在一年前,人们对一个结构良好的合规部门对公司在日益变化莫测的市场中生存的相关性存有疑问,那么今天没有人可以否认它们的重要性。如果六个月前,公司质疑合规计划能否应对挑战,今天的答案不言而喻。

甚至在危机发生之前,就逐渐投资于其合规计划,使他们的团队合格,构建集成和自动化系统以及提升其价值的公司已经为面对新挑战做好了更充分的准备。实际上,具有内部道德文化的公司能够充当灯塔,以指导员工在困难中做什么。

每次摇摇欲坠的危机都会带来机会,疫情当然对每个人都是一个重要的教训。股东,主管部门和利益相关者将评估疫情期间公司的行为方式。危机期间的违规行为,除了不可避免的和不希望的法律后果外,还将对公司和商业伙伴造成声誉损失。对于合规部门来说,这也是向员工展示他们支持他们并向高级管理层展示他们对公司未来战略的绝佳机会。


Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on pinterest
Pinterest

发表评论

您的电子邮箱地址不会被公开。 必填项已用*标注